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DICAS PARA REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS

– ’Mas é muito complicado arranjar tempo pra fazer reuniões frequentes! Além disso, o tempo que gastamos nestas reuniões poderiam ser destinados para produzir e trabalhar.”

Eu sei que tu já pensou assim, EU já pensei assim e nós já tivemos um chefe que pensa exatamente assim.

E sabe porquê? Pois é difícil instaurar uma cultura de reuniões verdadeiramente produtivas.

As primeiras vão ser atrapalhadas, vão demorar mais do que vocês gostariam (principalmente se não estão acostumados a se reunir) e vocês vão sentir que das 2 horas e meia que ficaram ‘trocando ideias’ somente uns 20 minutos valeram a pena.

Muitas equipes desistem aqui.

Depois de um tempo, se persistirem, se realmente dedicarem energia pra realizar uma boa reunião, ainda sim vai ser um ‘sacrifício’ deixar o ‘trabalho produtivo’ para ‘conversar’.

Mas, por alguma razão, vocês começam a sentir que faz diferença se reunir.

– ’Não sei, parece que é bom dividir os problemas e ter uma opinião diferente para me ajudar a resolver. Mesmo que a gente discuta um pouco e precise colocar os pingos nos is.’

A partir de um determinado período, a necessidade das reuniões vai ficar tão óbvia, que nas tuas atividades diárias vais começar a anotar pautas e assuntos importantes pra discutir na reunião.

Vai se transformar em uma peça importante de gestão e alinhamento.

Quando nos reunimos com o grupo de trabalho, este é o momento perfeito para trabalhar de maneira humana.

São nestes momentos que interagimos, nos relacionamos e trabalhamos em conjunto, não de maneira automatizada.

Reuniões periódicas e produtivas são uma forma poderosa de estimular a colaboração e a saúde da tua equipe.

Dicas pra instaurar uma cultura de reuniões produtivas:

  • Determine um propósito claro pra reunião;
  • Tenha um responsável em conduzir a pauta e controlar o horário;
  • Dê oportunidade para que todos se expressem (TODOS);
  • Permita que o grupo decida em conjunto (reunião para dar ordens é outra coisa);
  • Se houver conflitos, faça a gestão, não coloque ‘panos quentes’;
  • Vá além de tarefas e metas, destine pelo menos uma pequena parte da reunião para as pessoas falarem como se sentem (não é terapia, pode ser com uma simples pergunta: ‘Gostaram da reunião? Porquê?’);
  • Persista em manter a periodicidade. Reunir-se é uma questão de rotina e com o tempo se tornará natural;
  • Foque na qualidade das reuniões (não na quantidade de assuntos). As pessoas vão querer voltar se perceberem valor nesta interação;
  • Jamais permita que o tempo das pessoas seja gasto em pautas simplistas ou vazias.

Depois que o pessoal passar a gostar de se reunir para interagir, alinhar processos, propor coisas novas e resolver os conflitos internos, aí tu me diz se isto não é trabalhar de maneira muito mais produtiva.

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